無料のメール署名作成ツール

受け取る側が本当に必要とする情報だけに絞ります。氏名、役職、会社名、電話番号を1つ、そしてリンクを1つ。リンクはウェブサイトか、最も関係の深いSNSアカウントです。住所は、郵便物を受け取る場合にだけ入れる価値があります。複数の電話番号やFAX番号、5つも並んだSNSアイコンは、役に立つというより雑然として見えるだけです。

格言の引用、動くGIF、横幅いっぱいの大きなバナー画像は避けてください。読み込みが重く、メールソフトによって表示が崩れ、すでに10通も続いた返信スレッドではノイズにしかなりません。

メール署名では、書類のようにパソコン内の写真やロゴを直接埋め込むことはできません。画像は、メールが開かれたときにメールサーバーが取得できる公開URL上に置く必要があります。ストアのメディアライブラリ内のファイル、公開の画像ホスティングサービス、自社サイトなどです。公開URLのないローカルファイルを選ぶと、多くのメールソフトでは画像が壊れたアイコンとして表示されるか、そもそも削除されます。特に受信側でそうなります。

公開済みの画像がまだない場合は、先にロゴをストアのメディアライブラリか画像ホスティングサービスにアップロードし、画像の直リンクURLをコピーして、ファイルではなくそのURLをここに貼り付けてください。

Gmail：設定を開き、すべての設定を表示から署名までスクロールし、新しい署名を作成して貼り付けます。GmailはそのボックスでHTMLの書式をそのまま保持します。Outlookのデスクトップ版：ファイル、オプション、メール、署名と進み、新しい署名を作成してエディターに貼り付けます。Outlookのウェブ版：設定、メール、作成と返信の署名欄に貼り付けます。

MacのApple Mail：メール、設定、署名から新しい署名を追加して貼り付けます。Apple Mailでは貼り付け時に一部の書式が失われることがあります。その場合は、コピーした署名をFinderのウィンドウにドラッグして一時ファイルにし、それを署名欄にドラッグしてください。

1カラムのレイアウトにするか、複数カラムなら自然に折り返されるようにしてください。メールの多くはスマートフォンで読まれ、横並びの幅広いレイアウトは押しつぶされて崩れます。文字サイズは13px以上にして、スマートフォンの画面幅でも読めるようにします。表の幅は約500pxを超えないようにし、写真やロゴは80px程度に抑えて、狭い受信トレイの表示でテキストが画面外に押し出されないようにしてください。